目的：规范档案管理工作，使团委学生会档案资料得以保存传承，并使日后工作得以参考、借鉴。
档案分类：活动记录、会议记录、人事档案、工作档案、其它档案五大类，其中活动记录包括：活动策划、活动过程、活动总结三小类；人事档案包括纳新表格、考核信息、每周之星三小类；工作档案以及其它档案收纳无法归入以上四类的档案。
一、 档案收集
档案收集由院两委办公室进行。院两委办派人员同各个部门联系，定期收集各项档案。
1．活动记录类档案每次活动结束后一周之内总结上交，内容包括活动策划，活动过程，活动总结。要求同意A4纸打印，小四号字体，宋体，1.5倍行距，档案头标注明活动名称，活动时间，档案小类别。
2．会议记录类档案每学期初上交上学期部门会议记录。会议记录统一记录在“福州大学记录簿”上，记录簿封面标明部门及时间，如“两委办公室，2005-2006上半学年”。每次会议记录要求字迹工整，注明会议时间序号，应到人数，要求记录详实、可靠。
3．人事档案中纳新表格在每次纳新后一月内上交（主要上交纳进成员的表格）；每周之星档案于“每周之星”评选结果出来之后上交。
4．工作档案类档案每学期开学后两月内上交，档案以A4纸打印，小四号字体，宋体，１.5倍行距，档案头标注明部门，工作计划/工作总结，时间。
5．其它档案视情况上交，最迟不超过两个月。
二、 档案整理
档案收集完毕后由两委办公室统一整理，整理办法如下：
1．档案按类别整理，类别内按部门（以部门首字拼音顺序）排放，部门与部门之间以一纸条分隔，纸条上标明部门名称。
2．所有档案头皆标明“至学档Ｘ字第05ＸＸ号”，其中“05”表示学年，“ＸＸ”表示档案序号，活动记录类中活动策划标“至学档或字第A5ＸＸ号”，活动总结标“至学档活字第CＸＸ号”。会议记录类标“ 至学档会字第ＸＸ号”。人事档案中纳新表格标“至学档人字第DＸ”；考核信息标“至学档人字第EX号”；每月之星标“至学档人字第FX号”。工作档案类中工作计划标“至学档工字第GX号”；工作总结标“至学档工字第HX号”。其它档案类标“至学档其字第05XX号”。
3．人事档案类中每次纳新表格按部门钉作一份作为一份档案存档。
4．归档后作档案登记，以便查阅，方法如下：登记统一用：“福州大学记录簿”，要求字迹工整四大类分有四本登记簿。分别记录：序号档案号，档案内容、所属部门存档时间。
5．档案整理完毕后按小类放入档案袋，袋面上标明类别（大类、小类），存档内容。一个档案袋存放一年该类档案。
三、 档案借阅
为了确保档案完整，制定方法如下：
1．档案系福州大学至诚学院团委学生会内部资料，原则上不予外借。
2． 借阅档案需通过院两委办公室，不得擅自取走档案。
3.借阅人需在档案借阅簿上标明：借阅部门借阅人姓名、联系方式、档案号、借阅日期，归还后需填写归还日期。
3．借阅人需保护档案，确保档案无污点无损坏。
4．每学期末两委办公室将清算档案，并向未归还档案的借阅人催还档案，
档案保存期为四年。
福州大学至诚学院团委学生会办公室
2005年11月